Funktionen
Neun Bereiche, die voneinander wissen
Was in einem Bereich erfasst wird, steht in den anderen zur Verfügung — Geräte kennen ihren Raum, Personen ihre Geräte, Schlüssel ihre Türen. Nichts wird zweimal gepflegt, und nichts widerspricht sich.
Gerätestamm
Jedes Gerät mit allem, was daran hängt
- Frei definierbare Gerätetypen mit eigenem Symbol
- Inventarnummer und Gerätenummer getrennt geführt, mit fortlaufendem Vorschlag
- Seriennummer, IP-Adresse, MAC-Adresse und Netzwerkdose
- Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten netto, Lieferant und Belegnummer
- Garantiefrist mit Warnung vor Ablauf
- Status: im Einsatz, im Lager, defekt, ausgemustert
- Freitextnotiz und Verweis auf externe Seiten
- Dateianhänge je Gerät: Rechnungen, Fotos, Handbücher
- Änderungshistorie mit Zeitpunkt, Urheber und vorherigem Wert
- Duplizieren für baugleiche Geräte
Etiketten
Eigene Ordnung quer durch den Bestand
- Frei benannte Etiketten mit eigener Farbe, etwa „Leihgerät" oder „VS-Zone"
- Die Farbe wird vorgeschlagen, damit sich zwei Etiketten nie gleichen
- Ein Gerät darf mehrere tragen — „Leihgerät" und „Ersatz" schließen sich nicht aus
- Im Grundriss als farbiger Ring am Gerät sichtbar, auch wenn ein Platz zugeklappt ist
- Nach Etikett filtern und mehrere Geräte auf einmal kennzeichnen
- Umbenennen und Umfärben wirkt sofort auf alle Geräte
- Können eine Onboarding-Checkliste auslösen: wer ein so gekennzeichnetes Gerät bekommt, bekommt die passenden Punkte
Suchen und Auswerten
Finden, ohne zu wissen, wo man sucht
- Volltextsuche über Namen, Nummern, Seriennummern, Netzdaten und Belege
- Schnellsuche per Tastenkürzel von jeder Seite aus, auch über Personen und Schlüssel
- Filter nach Typ, Status, Stockwerk und Person, dauerhaft gespeichert
- Frei wählbare Spalten, Sortierung nach jeder Spalte
- Statistik über Bestand, fehlende Angaben, doppelte Kennungen und ablaufende Garantien
- Jede Auswertung führt mit einem Klick zur gefilterten Liste
- Ausgabe als CSV für Weiterverarbeitung
Grundriss
Der Standort als Position, nicht als Freitext
- Gebäude und Stockwerke in beliebiger Zahl
- Räume, Wände, Türen, Tische und Treppen maßstäblich zeichnen
- Vorhandene Grundrisse aus PDF übernehmen
- Geräte auf dem Plan platzieren und verschieben
- Arbeitsplätze mit Person und Profilbild
- Mehrere Geräte an einer Stelle fächern sich auf Klick auf
- Suche über alle Stockwerke mit Kameraflug zum Treffer
- Ebene für technische Infrastruktur getrennt ein- und ausblendbar
- Bearbeitungsmodus getrennt vom Ansehen, damit nichts verrutscht
Kennzeichnung
Etikett drauf, Handy davorhalten
- QR-Etiketten in drei Größen auf handelsüblichen A4-Bögen
- Eigenes Logo auf jedem Etikett
- Wählbare Angaben je Etikett, Name über zwei Zeilen
- Vorschau in Originalgröße vor dem Druck
- Scannen mit der Handykamera, ohne zusätzliche Anwendung
- Direkter Aufruf der Geräteseite, auch für Gelegenheitsnutzer
Personen
Wer hat was, seit wann
- Personenverzeichnis unabhängig von Anmeldekonten
- Kürzel für die Übernahme aus Altbeständen
- Profilbilder, auch auf dem Grundriss sichtbar
- Geräte und Schlüssel je Person auf einen Blick, direkt anklickbar
- Eigene Ansicht „Meins" für den angemeldeten Benutzer
- Austritt: inaktiv setzen statt löschen, Zuordnungen müssen übergeben werden
- Warnung, wenn eine inaktive Person noch etwas hält
Schlüssel und eigene Listen
Alles, was kein Gerät ist
- Schlüsselnummern mit beliebig vielen Ausgaben
- Ausgabe und Rücknahme mit Datum und ausgebender Person
- Zugänge je Schlüssel: Räume aus dem Grundriss oder frei benannt
- Merkmale wie Funkschloss, frei erweiterbar
- Rückgaben bleiben im Archiv nachvollziehbar
- Eigene Listen für Parkplätze, Ausweise, Spinde und Ähnliches
Zugang und Rechte
Zugang nur für den, der ihn haben soll
- Bestätigung der E-Mail-Adresse bei der Registrierung
- Ausdrückliche Freigabe jedes Kontos durch Ihre Verwaltung
- Bestätigungscode per E-Mail bei jedem unbekannten Gerät
- Bestätigte Geräte einsehbar und einzeln entziehbar
- Rollen: Leser, Bearbeiter, Besitzer — je Inventar getrennt
- Rechte werden in der Datenbank durchgesetzt, nicht in der Oberfläche
- Protokoll aller Änderungen über alle Bereiche
Übernahme und Betrieb
Vom ersten Tag an belastbar
- Import aus CSV und Excel mit Erkennung gängiger Spaltennamen
- Größere Bestände pflegen wir auf Wunsch für Sie ein
- Mehrere Inventare unter einem Dach, ohne Sicht aufeinander
- Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum, Verarbeitung nach DSGVO
- Helle und dunkle Darstellung, Akzentfarbe je Haus und je Person
- Bedienbar auf Rechner, Tablet und Handy
- Anlagenbuchhaltung mit Abschreibung und Anlagenspiegel — Erweiterung, die wir auf Wunsch freischalten
Der beste Beleg ist Ihr eigener Bestand
Zehn Tage voller Zugang mit Ihrem eigenen Bestand. Wir richten ihn persönlich ein und melden uns in der Regel am selben Werktag.